Razões em se ter uma Parceria 
VOLUME: Quantidade considerada, grande volume de documentos.
FATOR TEMPO: Pelas quantidades, o tempo para se digitalizar os documentos devera ser considerado em virtude do Fluxo de documentos e demanda de pesquisa. Em um prazo de tempo mais curto é possível ter seus acervos digitalizados, com backups, íntegros , padronizados e com a facilidade de pesquisa compartilhada.
COMPROMISSO CONTRATUAL: Com uma parceria a empresa terá a certeza de que os trabalhos estarão sendo executados dentro dos prazos e padrões estabelecidos.
ARQUIVO RETROATIVO: Com a parceria, a empresa deverá se preocupar com o fluxo de novos documentos e atendimento ao usuário com a criação de seu próprio CEDOC (Centro de Documentação), deixando o acervo retroativo para o prestador de serviço.
PADRONIZAÇÃO DOS ARQUIVOS: Com a participação de parceria os trabalhos serão em conjunto utilizando a mesma fonte de captura de documentos e índices. Arquivo digital padronizado.
FLUXO/ROTINA DE TRABALHO: Deverá ser definido roteiros de trabalho e ter uma obediência sistêmica das rotinas.
PESSOAL: Todos funcionários que estarão envolvidos em pesquisas de documentos deverão ser treinados e orientados para trabalharem com pesquisas de documentos em seus terminais que serão instalados as ferramentas de pesquisas.
Importante ressaltar que a empresa Parceira por ter experiencia com o sistema, poderá treinar e auxiliar o pessoal do CEDOC na operacionalidade do sistema, no processo como um todo.
ROTINA OPERACIONAL: Acervos retroativos será feito pelo parceiro e todas as rotinas de preparação dos documentos, classificação, títulos, separação de arquivos, indexação, processamento de imagens, disponibilização para o Servidor central (GED), backups.
EQUIPAMENTOS E ACESSÓRIOS: A empresa parceira utiliza seus próprios recursos em Scanners (equipamentos de ponta) profissionais, e todos os utensílios inerentes aos trabalhos.
EXPERIENCIA DO PARCEIRO: Deve ser levado em consideração a experiencia e o conhecimento das operações no segmento de digitalização de documentos, por se tratar do trabalho de muita responsabilidade que são os acervos de documentos, patrimônio da empresa.
Obs: Cremos firmemente que a operacionalidade da empresa com parceria por um determinado período é o mais viável e econômico, porque quando se trata de arquivo com alto volume de documentos e que se faz necessário em um curto espaço de tempo nivelar com atualização entre retroativo e os documentos dias atuais. Com isso a empresa terá um só arquivo padronizado e atual, com toda segurança, integridade, backups, facilidade de pesquisa compartilhada.
GUARDA DE DOCUMENTOS: Poderá ser viabilizado.
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Carlos Baratellla.
